現場業務の派遣社員向け勤怠管理は電話で自動打刻できるシステムを導入するのがおすすめ

派遣元が派遣社員の勤怠管理を効率化する目的で勤怠管理システムの導入を検討する際に、どのような点に留意してシステムを選べば良いのでしょうか。今回は特に現場業務に携わる派遣社員の勤怠管理をする場合の課題やおすすめのシステム種別について解説します。

派遣社員の勤怠管理における課題とは

派遣社員は現場によって勤務体制が変わりますし、さらに決まったオフィスではなく現場出勤の業務では、勤怠状況を正確に把握することすら苦慮するケースがあります。派遣社員の勤怠管理にはどのような課題があるのでしょうか。

勤怠状況をリアルタイムで把握することが難しい

勤務先が派遣元の会社の社屋でないため、派遣社員がいつ出勤して退勤したかは本人が申告しないとわかりません。会社にもよりますが、決められた周期でタイムシートを提出するようなルールの場合、例えば1週間単位での結果を確認して遅刻早退欠勤残業の有無がわかるということになります。勤務状況が悪いと派遣先からのクレームや非更新につながるので、早めに是正に動きたいところですが、リアルタイムで状況を把握していないと初動の遅れにつながってしまいます。

派遣元と派遣先で勤怠管理方法が違うため管理の手間がかかる

派遣先でもタイムカードの打刻状況やシステムへのログインデータを派遣元での勤怠管理に流用する場合、勤務のルールが違うためにもらったデータをそのまま給与計算に使うことができない場合があります。

例えば残業の場合の時間単位が派遣先は30分刻みだが、派遣元は15分刻みということがあり得ます。派遣社員がよく認識しておらず、派遣先のルールで記載した30分刻みの残業時間数で提出した場合、派遣元は再計算が必要になります。

現場系の仕事のため打刻用タイムカードやシステムが存在しない

また、派遣社員が勤務する現場によっては、打刻用タイムカードやシステムが存在しない場合もあります。例えば清掃員、ビルメンテナンス、警備員、建築作業員、ガス・水道の検針員、マンションの管理人などは、オフィスでの打刻なしに現場でいきなり勤務に入ることが多いです。また現場への直行直帰だったり単独での勤務だったり等で、出勤したかどうか第三者が確認することができないケースもあります。朝の出勤時に派遣元の事務所に報告の電話をするという方法がありますが、出勤が非常に早朝や深夜だと、派遣元が対応するのが難しいです。

集計に時間と手間がかかる

派遣社員の勤怠表提出のスパンにもよりますが、集計業務は時間と手間がかかります。用紙での提出であればそれをデータとして入力する手間がかかりますし、データで提出があったとしても間違いがないかチェックをする必要があります。さらに勤怠表の記入漏れ部分の確認、未提出の派遣社員に対する催促など、人力でやらなければならない作業が非常に多いです。

勤怠管理システムを導入して失敗するケース

このような勤怠管理の課題を解消する目的で勤怠管理システムを導入した結果、うまく運用できずに労力とコストだけかかってしまうことがあります。勤怠管理システムを導入して失敗するケースにはどのようなものがあるのでしょうか。

システムの規模が自社に合っていない

企業の規模が大きいほど、就業規則や給与規定が細かく定められていることが多く、勤怠管理システムも細かく設定できることが求められます。カスタマイズできる部分が少ない、機能がシンプルすぎる勤怠管理システムだと、システム内で完結できません。

また、社員規模が大きいと処理するデータ量も膨大になるため、それに耐えうる処理能力やセキュリティを備えている必要があります。小規模組織を想定した勤怠管理システムだと、大人数の処理ではパフォーマンスを発揮できません。

逆に小規模な企業が大規模向けの勤怠管理システムを導入してしまうと、手に余るということになります。シンプルなものが良いのに不要な機能が多く操作しづらい、ITに詳しくない担当者には操作が難しい、高い費用を払ったが蓋を開けてみたら機能の大部分は利用しなかったなど。

まずは勤怠管理システムで何をしたいのか、どれくらいのデータを処理したいのか等、現在の状況を分析した上でどの規模の勤怠管理システムを導入するか検討しましょう。

実際に起こりうる勤務体制に対応していない

勤怠システムが実際に起こりうる勤務体制に対応していないこともあります。例えば、派遣社員が1日に2回出勤するケース。警備員であれば7時から11時まで駐車場の勤務、夜9時から深夜1時まで夜間の道路工事の勤務といったことがあり得ますが、この場合長時間の休憩ではなく一旦退勤し出勤したという扱いになります。飲食店でもランチからディナーまでの中休みが長い場合に一旦退勤とする場合があります。

こういった一般的にはイレギュラーな勤務体系の派遣社員が多い場合は、もちろんそれを想定したシステムを導入するはずです。しかし、派遣社員のごく一部だけがこうした働き方だった、システム導入後に請け負った案件がイレギュラー勤務の現場だった場合、システムでは対応できずに該当の勤怠の分だけ表計算ファイル等に入力し別途計算しなければいけません。

画面操作がしにくい等で従業員に使ってもらえない

多くの勤怠管理システムはPCもしくはスマホからの操作を想定しています。便利な機能が揃っていても、操作がしづらい、どこをいじったら良いのかわからない等で、誤入力やそもそも入力が滞ることがあります。スマホからの操作に関しては、高齢の派遣社員の場合うまく操作を覚えてもらえないことも。せっかく便利なシステムを導入しても、従業員に使ってもらえないのでは導入コストも労力も無駄になってしまいます。

電話による勤怠管理システムのメリット

PCやスマホで操作する勤怠管理システムだと、会社の求めている内容よりも多機能すぎたり導入の労力が大きすぎることが多々あります。特にマンション・ビル管理といった現場業務の場合、出退勤の時間だけ自動で打刻できれば良いというニーズがあります。そんなシンプルなシステムとして「電話を使って出勤と退勤の打刻を行う勤怠管理システム」が存在します。メリットを紹介します。

操作が簡単で高齢者にも優しい

出勤や退勤のタイミングで派遣社員が特定の電話番号にコールすれば、その時間でシステム上打刻されます。さらに、コールは通話前に一定秒数で自動で切れるので、派遣先の電話機を使っても通話料金が発生せずに済みます。PCやスマホ上で操作をするシステムよりも断然シンプルで、誰でも即操作を覚えることができるのもメリット。打刻した状況も派遣元が管理画面上からリアルタイムで確認できるため、欠勤や遅刻などイレギュラーな事態も把握可能です。

確実に派遣先にいることが分かる

派遣先の固定電話を予めシステムに登録しておき、その電話番号からコールすることで、確実に派遣先にいるということが分かります。あるいは、GPSを使用した携帯電話からコールする場合でも、位置情報を取得できます。

導入の手間がかからない

通常は派遣先の固定電話を使いますが、固定電話がない場合などは携帯電話を使います。スマホやPCのシステム導入時によくある派遣社員へレクチャーする機会や、慣れるまで発生する質問やトラブルへの対応などが最低限で済みます。

機能がシンプルでコストを抑えられる

コールがあった時間を打刻するというシンプルなシステムなので派遣社員は複雑なことができない反面、出退勤時刻を確実に把握するというニーズにはコストや導入期間を抑えて応えられます。

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