派遣社員の勤怠不良の理由と対処方法は？

派遣社員による現場での勤怠不良は、派遣先からのクレームや契約への影響など、派遣会社としては頭の痛い問題です。本記事ではそもそも何故勤怠不良が発生してしまうのか、派遣写真の勤怠不良によって生じるデメリット、対処方法について解説します。

派遣社員でよくある勤怠不良の理由

派遣社員の勤怠不良の理由としては、派遣社員に限らず発生するものと、勤務地や業務内容が変わる派遣社員ならではのものがあります。どのような理由があるのでしょうか。

自己管理できていない

勤怠不良の中でも遅刻の理由として多いのが寝坊です。また、シフト勤務で出勤曜日や時間が毎回違うような職場の場合、休日や違う時間と勘違いしており、職場からの連絡で慌てて出勤ということもありがちです。本人の自己管理ができていないことが一番の原因ですが、派遣会社が知らないうちに現場であまりに不規則な勤務になっていた等の場合、派遣会社から派遣先にシフトの見直しを要望する等のフォローが必要な場合もあります。

体調不良

体調不良を理由に当日欠勤や突発の連休が目立つ場合もあります。あまり強く指導するとパワハラや人権侵害と通報されてしまいかねないので、体調不良は扱いがなかなか難しい勤怠不良です。毎月数日体調不良での当日欠勤や遅刻・早退があるような社員に対しては、休んだ際には病院に行き医師の診断書をもらってくることをルールにすることで、仮病だった場合は頻度を減らせることはあります。しかし、本当の体調不良だった場合、残りの契約期間のモチベーションを下げるリスクがあります。

交通機関の遅延

派遣での勤務の場合、通勤時間が長くかかったり乗り換えが多いルートの勤務地に変更となるのは珍しくありません。長時間交通機関を使えば、それだけ人身事故等での遅延に遭遇する可能性は高くなりますし、乗り換えが多いルートであれば複数の遅延が重なったりもします。常に交通遅延による遅刻が常習の人もいますが、派遣先が変わり交通遅延による遅刻が増えるという場合もあります。

遅延するのを見越して早めに出勤しましょうという指導も非常にしにくいのが現状です。早く出勤しても給与はもちろん支給されませんし、オフィスで待機している場所がない、周辺にカフェ等時間を潰せるところもないというケースも珍しくありません。派遣会社としてはどういった場所にある勤務地なのか事前によく説明し、本当に問題なく勤務できそうか派遣社員自身が確認することを促す必要があります。

モチベーションの低下

現場の人間関係が悪かったり、業務内容が合わなかったりという理由で、モチベーションの低下から勤怠不良になることは多いです。この場合は欠勤や遅刻の理由を尋ねても、体調不良としか返ってこないので、普段から職場の状況をヒアリングできていない限り見抜くのは難しいでしょう。

メンタルの不調

モチベーションの低下で済めば良いですが、中には鬱のようなメンタルの不調にまで達してしまうこともあります。このレベルであれば、もはや勤怠不良というより休職を勧めるべき状況ですが、普段から派遣会社と派遣社員のコミュニケーションが薄いところだとなかなか気づかず、派遣先からのクレームで初めて状況を認識することもあります。

転職活動

派遣社員としての勤務と並行して転職活動をしている場合も、当日欠勤や遅刻・早退が多くなります。特に派遣会社としてできることはありませんが、勤怠不良の状況から「何かを感じ取る」ことは必要かもしれません。万が一に備えて後任の目星などをつけておく等で、焦らず対処できる場合もあります。

派遣社員の勤怠不良にはこんなデメリットが

派遣社員の勤怠不良によって、派遣会社としては売上上のダメージを被ります。具体的にデメリットを解説します。

派遣社員の契約更新なし

派遣社員の契約更新は同事業所で最長3年間ですが、勤怠不良が目立つとより短い期間で契約更新されず終了となります。派遣会社としては、派遣社員が同事業所で長く働いてくれれば、労せずマージンが入りますが、新しく職場を探さないといけないとなると見つかるまでの間、売り上げが下がりますし、営業社員のリソースを圧迫するため、できるだけ予定外の契約更新なしは避けたいところです。

自社の派遣サービスを使ってもらえなくなる

派遣社員の勤怠不良は、単にその派遣社員の契約を切られるだけでなく、自社の派遣サービスの評価を下げることにつながります。「あそこの会社の派遣社員は勤怠不良のイメージがあるから、現場としてはなるべく使わないでほしい」「安定した頭数として計算できないのは困る」「会社として派遣社員の管理や教育ができていないのでは」と思われると、会社自体が切られてしまいかねません。

派遣社員の勤怠不良の対処方法

派遣社員の勤怠不良の対処方法としては、派遣会社がよく状況を把握していることが大切です。状況が分からないとアクションを起こせません。どのような働きかけができるのでしょうか。

定期的なコミュニケーションを行う

派遣会社が派遣社員の現場での状況を知るには、直接本人と話をしてヒアリングをする以外方法がありません。派遣先から自社の派遣社員について話がある場合、99%クレームと考えて良いです。良い知らせでわざわざ連絡や打ち合わせを希望したりすることはありません。

この際に一番まずいのが、派遣会社の社員が何も把握していないこと。派遣先からすると「マージンを取っているのに全く管理できていない」と火に油が注がれます。そのため、日頃から自社の派遣社員の働きぶりを知るために、まめにコミュニケーションをとっておきましょう。定期的に電話やメッセージを送り、職場の雰囲気はどうか、仕事は問題なくこなせているか、困ったことはないかなど確認することで、派遣社員としては気にかけてもらっている安心感からモチベーションも高くなります。また、派遣会社によっては月に1〜2回程度、担当営業が現場の近くまで行ってランチをする等、対面でもフォローする体制を整えています。

リアルタイムで勤怠状況を把握するような体制にする

上記のようなコミュニケーションを取る機会を作るのは大変ですが、リアルタイムで勤怠状況を把握することで派遣社員の状況を想像できるようになります。やはり、休みや遅刻等の勤怠不良が増えていることイコール何らかのアラートと考えられるからです。

派遣社員の勤務状況については、半月や１ヶ月単位でタイムシートを送る、もしくは期限内にシステムに勤怠状況を入力するという体制のところが多く見られますが、それだと当日欠勤や遅刻などの頻度が急に増えた等の状況を把握するスピードが遅れます。

これをリアルタイム、せめて1週間単位で把握できていれば、派遣社員に電話でヒアリングや面談を設けたり、何か現場に問題があるのであれば営業担当が現場担当者と交渉できたりと素早いアクションが起こせます。勤怠状況をリアルタイムで把握できるような、勤怠報告ルールの制定や、ツールの導入などを検討しましょう。

派遣社員の勤怠管理を日頃から行いましょう

派遣社員の勤怠管理をリアルタイムに把握することで、派遣社員から出ているアラートを察知し、退職や派遣先からのクレームを防ぐことができます。

派遣会社用にリリースされている勤怠管理ツールはさまざまありますが、ソフトプラン株式会社の「ワンコール勤怠」は、派遣社員が毎日出退勤時に決められた電話番号にワンコールするだけで、出退勤の記録が残るというもの。派遣社員としても派遣会社としても非常に手軽に導入できますので、ご検討されてはいかがでしょうか。