現場系の業種で勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット

現場系の業務や派遣事業の従業員の勤怠管理業務は、従業員によって細かく条件が異なるため、非常に煩雑になりがちです。勤怠管理システムを導入し効率化を図るにあたって、どのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。システム選定の際に気をつけるポイントとあわせて紹介します。

現場系の業種が勤怠管理システムを導入するメリット

出勤場所の環境、出勤時間など、現場によって異なる現場系の業種で勤怠管理システムを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。代表的な内容を紹介します。

正確な勤務時間で給与計算ができる

出勤退勤、休憩時間などを従業員による簡単な操作で登録できる勤怠管理システムは、正確な時刻で打刻されるため、給与計算も正確になります。手書きや手入力だと、間違いや不正な勤務時間で申告されるリスクがありますが、システムの場合は出勤時、退勤時に従業員が正しく操作すれば即システムに反映されるため、不審な勤務時間や打刻忘れなどがあれば気付きやすいです。

勤務の実態を把握できる

勤怠管理システム上に正確な勤務時間が打刻されることで、従業員の勤怠状況、残業状況などの実態がリアルタイムで把握できます。これにより、勤怠状況に問題がある社員への指導が可能になります。

手書き、手入力だと、数日分、数週間分をまとめて記入しがちです。そのため、管理者側としても、直近の期間で遅刻や欠勤が多いといった状況をリアルタイムで把握しづらく、派遣先や現場からのクレーム・報告で知るといったケースがあります。遅刻や欠勤が多いスタッフを先に指導しておけば改善できたかもしれないのに、把握していなかったためにクレームとなり契約を切られてしまうのはリスクです。勤怠管理システムを導入しても打刻忘れや未入力が完全になくなるわけではありませんが、導入前と比べて勤務実態の把握がしやすくなります。

また、全従業員の勤務状況をデータ上で並べて俯瞰できることで、残業が多い現場を把握することができ、労働状況の改善に動きやすくなります。過酷な勤務状況が続くと従業員の健康に関わりますし、モチベーションの低下の原因にもなり、勤怠不良や退職リスクも高まります。現場の状況を勤怠データから把握し、現場や派遣先に対して先に手を打つべきところは打つというのにも、勤怠管理システムは役立ちます。

法律に則った適切な勤怠管理ができる

建設業や運輸業などを中心に、これまでは36協定を締結していなかったり、上限なく時間外労働をさせていた現場系の企業もあるかもしれません。しかし、法改正され2024年4月から建設業や運輸業でも「36協定」で定められる時間外労働の上限規制が適用されます。

特にこれまで青天井で労働をさせていた企業に関しては、何時から何時まで勤務したかのエビデンスを残し、法律を遵守していることを明確に示す必要が出てきます。勤怠管理システムを導入すれば正確な記録が残ります。

勤怠管理業務を効率化できる

紙のタイムカードや手書きの勤務表の申告の場合、事務員がPCに入力をし直して給与計算を行う必要があります。これは業務負担が大きいですし、間違いの原因にもなります。勤怠管理システムを導入することで、業務を効率化することが可能です。

現場系の業種が勤怠管理システムを導入するデメリット

勤怠管理システムの導入には、少ないですがデメリットもあります。ただし、正しい選び方をすればメリットの方が大きいはずです。

導入コストがかかる

システム導入には初期費用、月額の使用料金等のコストがかかります。これまで全て人力でやってきた会社がゼロからシステムを導入するとなると、コスト面での負担を大きく感じるケースもあるでしょう。しかし、長期的に見れば勤怠管理システムを導入した方がコスト、効率性の面で上記で紹介したようなメリットがあります。

せっかく導入したのにうまく運用できない可能性がある

導入する勤怠管理システム選びを間違えると、せっかくコストをかけて導入してもうまく運用できない可能性があります。使わない機能が多すぎる、PCに慣れていない会社向けには操作が難しい、スマホからの操作がしづらい、特殊な勤務体系に対応できないなど、さまざまな要因でせっかく導入しても、管理者側がうまく扱えない、さらに従業員に使ってもらえないということが起こり得ます。

現場系の業種が勤怠管理システムを導入する際に気を付けるポイント

勤怠管理システムを導入するにあたっては、下記で紹介するポイントを頭に入れてシステム選定を行う必要があります。まずは自社の状況の洗い出しから行いましょう。

勤務地が日々変わっても対応できるシステムか

建築系や運輸、さらに勤務地が不定の派遣業種など、固定の場所に出勤するとは限らない業務の場合、社員が出勤した場所にPCがあったり支給してもらえるとは限りません。むしろIT業種でもない限りは、自分用のPCを貸与してもらえる可能性は低いでしょう。そのため、PCからログインするタイプの勤怠管理システムの導入は非現実的です。スマホや場合によってはガラケーで、どこからでも出退勤を登録できる勤怠管理システムの導入が求められます。

機能やコストが自社の規模にあったシステムか

勤怠管理システムにおいては、自社が求める機能を確実に備えているシステムを選ぶことが大切です。先のことを考えると、ついつい、多機能や大規模人数対応、他システムとの連動を謳っているものを選びがちですが、勤怠管理システムは、毎日ルーティンで使うものなので、今必要な機能があり使いやすいものであることが重要です。最初は絞った機能でコストも抑えてスモールスタートするのがおすすめです。

従業員が操作に対応できるか

従業員がスムーズに操作を覚えて毎日出退勤操作を行えるかも重要です。これまで全く使ったことのないようなデバイスを使ったシステムだと、トラブルも起こりますし、なかなかスムーズな導入とはいかないケースが多いです。理想としては従業員が日頃慣れ親しんだデバイスで、持ち合わせているであろうリテラシーのレベルに沿った操作性、視認性のシステムを導入するのが良いでしょう。

安定して運用できるまで半年程度は見るべき

新システムの導入は長い目で見て安定稼働まで持っていくことが大切です。導入して従業員全員がスムーズに使ってくれたとなるケースはむしろ少ないでしょう。必ず、使い方がわからない、使いにくい、前の方が良かったという不満の声が出て、指導しても以前のやり方をなかなか変えない従業員が現れます。この場合、会社がひたすら強制するのは逆効果です。どういう目的で導入したのかを説明して理解してもらい、うまく使ってくれない従業員に対しては、何がわからないのか、どこが使いにくいのか、勤務実態に即していない部分はどこかなどヒアリングを行いましょう。こうしたアクションを経て全体にシステムの仕様が浸透するまでは、早くて3ヶ月、時間がかかる場合は半年程度かかる可能性もあります。

自社にあった勤怠管理システムを選びましょう

よくネット上の広告で出てくるような勤怠管理システムは、数十人以上の組織規模で業務用のシステムを何かしら運用している企業がスムーズに導入できるものが多いです。現場系の業務や派遣事業に関しては必ずしもマッチングしないので、気になった勤怠管理システムが自社の勤務体系に対応できるか、機能や操作性が自社の従業員にとって扱いやすいものなのかよく確認しましょう。

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