未払い料金の督促・代金回収をする7つの方法とは。それぞれの特徴を解説！

未払い料金の督促・代金回収をする方法には7つの代表的な方法があります。電話やメール、書面での督促、さらに一向に支払われないケースで手軽に行える法的手段、債権回収会社の手数料相場、弁護士に債権回収を依頼したらどうなるかなど、方法別に特徴を解説します。

未払い顧客に対する督促方法別の特徴

未払い顧客に対して督促を行う方法についてそれぞれの特徴を解説します。どれか一つを行うのではなく、入金があるまで複数の方法を同時進行で行うことになります。

①電話督促

未払いが発生した場合に、まず最初に行う督促は電話によるものが多いです。電話で督促を行うメリットとして、相手が電話に出た場合、未払いの理由や支払う意思、入金日などをすぐ確認できることが挙げられます。逆に何度電話をしても出ない、留守番電話にメッセージを入れても折り返しがないなどの場合、将来的な未収のリスクがある顧客としてマークすることが必要です。

月末月初などは期限内未入金の顧客に対する督促の架電が非常に増えるため、電話督促業務にあたるスタッフの業務量は多くなります。督促のために架電する件数が毎月数十件、数百件を超えるような場合、架電や音声案内をコンピューターから自動で行うオートコールを活用するという手段があります。

②メールやSMSによる督促

事前に登録しているメールアドレスや電話番号に対してメール・SMSによる督促を行うのも一般的です。内容としては未払いであるため早急に支払って欲しい旨を記載します。支払う意思があるのか、いつ支払うつもりなのかを知りたい場合は、必要によりメール・SMS本文に回答フォームなどのURLを貼っておきましょう。

メールやSMSに関しては、未払いが発生した後の督促だけでなく、入金期限が近づいた際にアラートを出すのにも活用できます。

③書面督促

数日から1週間程度にわたり電話督促、メールやSMSによる督促を行っても、入金や反応がない場合、葉書や封書による書面督促を行います。未入金である旨、支払い金額、本来の入金期限、問い合わせ先などを記載し、登録住所に郵送します。

書面による督促は継続的に行うことで、未払いの顧客に対してしっかり告知を行った履歴を記録しておきましょう。長期的に未払いが続いている顧客に対しても、送り続けることが大切です。

一般的に債権者から債務者に送る書面督促の手順として、まず最初は督促状を普通郵便で送ります。1ヶ月程度しても未払いが続く場合、催告書を内容証明郵便で送ります。催告書を2〜3ヶ月程度送り続けたにもかかわらず入金が確認できない場合、法的手段を検討することになります。

④簡易裁判所に支払督促を申し立てる

基本的には未払いが続く客に対しては電話督促、メールやSMSによる督促、書面督促を組み合わせて督促を粘り強く行っていく必要があります。しかし、数ヶ月、半年にわたり入金も対応もなされない場合、「簡易裁判所による支払督促」を利用するという方法があります。裁判所の指定する様式での書面の作成や収入印紙の費用はかかるものの、数千円程度で法的手段を取れるのはメリットと捉えられます。

簡易裁判所からの支払督促は、債務者に対して書面で届きます。何の対応もされない場合、強制執行により財産の差押さえが行われるため、それを避けたいがためここに至ってようやく支払う債務者もいます。ただし、本当に支払いが不可能な状況の場合は、そのまま差し押さえになるケースも珍しくありません。さらに、差し押さえるべき財産がない場合は、ここまで手続きをしても債権回収できない場合もあります。

⑤少額訴訟

60万円以下の債権未払いの場合は少額訴訟という方法もあります。これも上記と同じく簡易裁判所に訴えを起こします。一般的に裁判は時間もお金もたくさんかかり、割に合わないイメージがありますが、少額訴訟であれば1〜3万円程度の費用で済むので手軽です。少額訴訟といえど裁判なので、こちらの訴えが正当であることを証明するための材料が必要となります。そのため、未払いの状態が続いているため継続的に督促を行っていることを示す書面の配達証明、メール履歴の送信、電話の発信履歴などはしっかり保管しておきましょう。

⑥債権回収会社に債権を売却

簡易裁判所への支払督促や少額訴訟は法的な拘束力は強いですが、100%債権回収ができるとは限りません。支払い能力がない場合もありますし、回収まで長引くほど不測の事態の発生も起こりやすくなります。

そこで、未払い期間が一定続いた段階で、債権回収会社に債権を売却し債権回収するという方法があります。

債権回収会社とは、債権者から債権を買取り債務者に対して取立てを行うことを生業にしている会社です。業界用語ではサービサーとも呼ばれます。債権者が債権回収会社に債権を売却するにあたっては非常に手数料が高く、債権額面金額の97〜98%かかります。つまり債権額が100万円だとすると、債権者に支払われるのはたったの2〜3万円程度です。数千万や数億の債権なら話は別ですが、金額によっては割に合いません。

⑦弁護士に債権回収を依頼

弁護士に債権回収を依頼するという方法もあります。こちらも費用はかなり嵩みますが、債権回収会社ほどではないので、数百万円規模の未払いであれば要検討です。

相談料、着手金、交通費や印紙代などの実費でおそらく30〜50万円程度、加えて成功報酬として回収した金額の10〜20%を支払うのが一般的な相場です。

電話督促を効率化するならオートコール

未払いの期間や金額によっても、どのタイミングで法的手段にでるか、弁護士に債権回収を依頼するか、債権回収会社に債権を売却するかは異なります。しかし、未払いの初期の段階では電話、メール・SMS、書面による督促を組み合わせて、債務者に支払いをお願いし続けることが大切であり、しっかり督促を行った履歴があることが後々法的手段に出る場合にも大切な材料となります。

電話督促に関しては、人手が必要な督促方法となるため、人件費や業務量の圧迫にお困りのケースも多く見られます。課題解決方法として有効なのがオートコールです。電話督促業務を自動化し、業務効率化を実現します。ソフトプラン株式会社では安くて簡単なオートコールシステム「発助」を提供しています。