スマホ内線化のメリット・デメリットとは
オフィスの固定電話にかかってきた着信をスマホで取れるようになったら非常に便利です。それを実現するのが「スマホ内線化」ですが、どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。今回はスマホ内線化について、基礎的な内容を解説します。
スマホ内線化とは
スマホ内線化とは、従業員が持っているスマートフォンを、固定電話の子機のように使うようにすることです。数台の接続から百台規模のスマホ内線化まで費用に応じて様々な規模のシステムがあります。業務用端末としてスマホを従業員に支給している企業であれば、場所にとらわれない電話対応を実現できるのは魅力です。
スマホ内線化のメリット
スマホ内線化には多くのメリットがあり、固定電話で対応しなければいけなかったときに比べて、労力や費用を削減できます。具体的にメリットを紹介します。
外出していても固定電話への着信に対応できる
これまで固定電話を取る目的で多くの企業が電話番をオフィスに置いていましたが、スマホ内線化をすれば、外出中の社員に固定電話への着信が表示され、外出中でも電話を取ることが可能です。そのため、電話番のための人件費が不要になります。
電話業務を分担できる
外出中の社員複数に着信するため、誰か一人が電話業務に労力を割くことがなくなります。オフィスの固定電話の場合、特定の人に電話業務が偏ることが多く、本来集中したい業務が進まないということが起こりがちでした。スマホを持っていれば誰でもどこでも電話対応ができるため、特定の人の業務負担や不公平感が解消されます。
外出中の担当者に取次できる
オフィスで固定電話を取り、顧客が希望する担当者が不在だった場合、従来は帰社後に折り返しするか、外出中の担当者に対して顧客に連絡するように伝える必要がありました。伝達する労力は大きく、タイムラグがあることでのコミュニケーションエラーも起こりがちでした。
スマホ内線化をすれば、受話した人がそのままスマホ内線上で該当担当者に電話を取次できます。もちろん、担当者が内線に出られなければ折り返しということになりますが、無事繋がれば最初に電話を取った担当者が要件等を細かく聞く労力がなくなり、伝え間違い等も防げます。
スマホから発信しても相手には会社の固定電話番号が表示される
これまでは、電話対応人員をオフィスに置き、会社の固定電話番号から顧客に発信していました。内容によっては担当者が帰社して会社の固定電話から折り返しをしていたという会社もあるのではないでしょうか。スマホ内線化をすれば、スマホから発信しても相手には会社の固定電話番号が表示されます。これなら、携帯電話からの着信に顧客が不審に思うこともないですし、担当者の携帯電話番号が顧客にバレて以降個別対応を求められるということもありません。
スマホへの着信なのか会社の固定電話への着信なのか見分けられる
スマホ内線化をして固定電話番号に着信があった場合、その旨がわかるようにスマホ上に表示されます。「スマホ電話番号にかかってきたのか、固定電話にかかってきたのか分からない」ということはないので安心です。
転送料金がかからないので費用削減になる
また、固定電話から携帯電話に着信を転送する「転送電話サービス」は長く存在していますが、転送するにあたってその都度料金が発生します。一方、スマホ内線化はあくまで「内線」なので転送料金は発生しません。
スマホを従業員同士の内線として使えるので、費用削減になる
スマホ内線化をしている従業員間であれば、スマホ上の通話は内線扱いとなります。一般電話回線での通話のような通話料がかからないので費用が削減できます。
スマホ内線のデメリット
スマホ内線化にほとんどデメリットはありませんが、使用時の周辺環境やスマホのデータ通信量を消費する点には配慮が必要です。
通話が不安定のリスク
固定電話であれば、正常に通話できないケースはありませんが、ネット環境を利用しているスマホの内線の場合、通信状況によっては通話がとぎれたりするなど、通話が不安定なサービスになることもあります。通話品質については導入前に十分確認されることをお勧めします。
セキュリティ上のリスク
代表電話を外出先のスマホで取ることになるため、周囲の状況によってはセキュリティ上のリスクが気になります。オフィス内ではあまり気にしない顧客の企業名、担当者名、要件、金額など、外出先では周囲に聞かれないように細心の注意を払う必要があります。
データ通信量を消費する
WiFiに接続できない場所でのスマホ内線の使用はデータを消費します。スマホ上のデータ使用量に制限がないプランの利用をしていれば問題ありませんが、月間の使用量に上限がある場合はたくさん使用した月は制限がかかる可能性がありますし、個人のスマホを仕事用と兼用してもらいスマホ内線化した場合は、「個人で使えるデータ使用量が減った」と従業員から不満が出る可能性があります。
自社の規模や予算に合ったスマホ内線化を
スマホ内線化は基本的にはメリットばかりなので、固定電話の電話対応に悩んでいる企業は積極的に検討することをお勧めします。特に一人〜数人で運営している企業や、外回りや現場での業務が1日の大半の会社にとっては嬉しいツールなのではないでしょうか。
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