転送電話について解説。無料にしたり料金を抑えたりする方法はあるのか？

社内に人がいなくても、固定電話の着信をスマホ等で電話を取れる転送電話は便利なシステムです。しかし、導入に際しては、機能や料金に関してよく理解をしておく必要があります。特に転送電話は料金が高いと言われることが多いですが、転送電話を無料にしたり料金を抑える方法はあるのでしょうか。転送電話について詳しく解説します。

転送電話とは

転送電話とは固定電話や携帯電話にかかってきた電話を、任意の電話番号に転送し取ることができるサービスです。オフィスや店舗に設置した固定電話から、担当者のスマホ等に転送にすれば外出中や営業時間外でも電話を取ることができ、不在が多かったりオフィスに電話番をおくのが難しかったりする場合に役立ちます。

転送電話には4種類ある

転送電話は4種類の代表的な転送方式があります。それぞれ適した場面やニーズが異なるので、どれが自社の目的に合うかよく検討しましょう。

無条件転送

無条件転送とは、固定電話等の転送元の電話に着信があった際に、そのまま転送先に設定したスマホ等に自動転送する方式です。基本的に誰もオフィスにおらず、常に転送先で電話をとりたい場合、所持しているスマホ等の電話番号は公開したくないがスマホで電話をとりたい場合によく使われます。

無応答時転送

無応答時転送とは、転送元の固定電話に着信があり任意の秒数経過しても誰も出なかった場合に、転送先のスマホ等に自動転送する方式です。基本的には誰かが店舗やオフィスにいるが、たまたまの不在や忙しくて電話を取れなかった場合に、スマホ等に転送し担当者が電話をとるといった使われ方をします。

応答後転送

応答後転送とは、転送元の固定電話に着信があった際に誰かがその電話をとり、話をした上で手動で電話をオフィス外に転送する方法です。外出先の社員への電話の取次ぐ場合に使われます。

話中時転送

話中時転送とは、固定電話の回線が話中で繋がらなかった場合に、事前に設定した電話番号に転送する方式です。電話が繋がらないことでのクレームや機会損失を防ぐ目的で使われます。

転送電話導入で注意する点

転送電話の無条件転送や無応答時転送は、不在がちなオフィスの電話問題を解消するのに役立ちます。しかし、導入にあたっては下記の点に注意し、転送電話を導入する目的が達成できるかをよく確認しましょう。

転送先の電話機で相手の電話番号が表示できない場合がある

転送元の電話では相手が非通知で電話をかけてこない限り、相手の電話番号が表示されます。しかし、転送先の電話機では相手の電話番号が表示できない場合があります。導入したサービスや機器、設定によって異なるため、事前に必ず電話番号が表示されるかどうか確認が必要です。転送先のスマホ等で電話を取ろうとした際に、誰からかかってきたのか分からないのでは不便です。

転送先に設定できるのは1つの電話番号のみ

転送電話で転送先に設定できるのは1つの電話番号のみです。例えば「複数の社員のスマホを転送先に設定して、誰か取れる人が取れるようにしたい」というニーズには、転送電話は応えられません。

転送先の電話からの折り返しをすると、その電話の番号が表示される

転送先のスマホ等から折り返しの連絡をする場合は、スマホ等の電話番号が相手方には表示されます。「折り返しの際に固定電話の電話番号を相手に表示したい」というニーズには応えられません。

転送電話の料金で注意する点

また、転送電話を導入後に通話料金が高くなるケースも多いです。スマホへ転送された着信を取るたびに料金が発生してしまうのが影響しています。さらに折り返しやオフィスにわざわざ帰らなければならないケースなど、コストだけでなく業務効率を下げているケースもあります。なぜ、転送電話の料金は高いのでしょうか。

スマホへ転送された着信を取るたびに料金が発生してしまう

相手先から固定電話への発信は発信者が負担しますが、固定電話から転送された着信をスマホで取るたびに転送電話料金が発生します。

オフィスの固定電話をそのまま取る場合は、着信側に料金が発生することはありませんが、転送電話だと着信を取っても料金が発生するため、自然と料金がかさみます。固定電話にかかってくる電話は営業電話をはじめとする不要な電話も多く、不要な着信に対しても料金を支払わなければいけないのは無駄なコストです。かといって、固定電話が会社の代表電話の場合、どこからであっても着信を無視するわけにもいきません。

一人にしか転送できないため、折り返しの料金が発生しやすい

転送電話は転送先に設定できるのは1つのスマホ電話番号のみです。つまり、転送先に設定されたスマホを持っている人が電話に出れなかった場合、他の人は当然取れないので、折り返し電話をしなければいけなくなります。そのため、折り返し電話の料金が嵩みます。

また、電話をとったとしても、別の担当者への用事だった場合は電話をいったん切り、担当者に電話があったから折り返すように伝え、さらにその担当者が顧客に折り返すという工程が発生します。これには労力もかかりますし、転送電話をとった際の着信、担当者から折り返す際の発信料金がかかるため、コスト面でも痛い要素です。

固定電話番号で発信したい場合はわざわざオフィスに戻らなければいけない等、業務上のコストも発生する

また、会社やサービスの代表電話として公開している電話番号にかかってきた着信に対しては、折り返す際も固定電話の番号で発信をしたいところです。スマホから折り返すと身に覚えのない番号としてとってくれない可能性がありますし、担当者個別の番号を公開したくないケースも多いでしょう。そのため、わざわざ電話をかけ直すためだけにオフィスに戻らなければいけない状況が発生します。また、折り返し電話も遅れるため、受注機会を逃す可能性もあります。総合的にコストや無駄が発生してしまいます。

転送電話の料金を抑えるには

転送電話の料金で一番大きな負担となるのが、転送先で着信を取るたびに発生する転送料金です。転送料金を抑えるには営業電話等の不要な着信を取らないのが一番ですが、「新規の問い合わせや取引先担当者のスマホかも知れない」と思うと、初めて見る電話番号だからと言って取らないわけにはいきません。

そんな場合に「無応答時転送」に設定し無応答時間を例えば8秒以上にしておく、という対処法があります。転送元の固定電話で8秒間誰も電話に出なかった場合に転送されるという設定です。営業電話の呼び出し秒数は比較的短く、不要な営業電話に出ずにすみ、転送料金がかからないとことになります。もちろん、すぐ電話に出ないことでのデメリットもあるため、運用は慎重に行いましょう。

転送電話以外の選択肢も検討しましょう

転送電話は非常に便利なツールですが、利用目的や使い勝手、さらに料金などが自社のニーズに合わないケースもあるはずです。転送電話に代わるツール、システムもさまざま出ているので、最適なものを比較検討しましょう。

ソフトプラン株式会社が提供する「スマホ内線化サービス」は、複数台のスマホで固定電話への着信を取ることができる便利なサービスです。転送料金もかからず、初期費用も安価で導入できます。